El célebre compositor austriaco Gustav Mahler (1860-1911) hizo construir en el jardín de su propia casa una cabaña donde poder concentrarse y componer. La cabaña le protegía de posibles interrupciones (de hecho, pedía no ser molestado), y le predisponía a enfocarse en su desarrollo profesional para la creación de nuevas obras. La mayoría de sus sinfonías nacieron en este entorno de intimidad creativa. El filósofo alemán Martin Heidegger también escribió buena parte de Ser y tiempo y del resto de su obra en una austera casita en la Selva negra alejado del mundanal ruido, un espacio que se convirtió en mediador indispensable para la elaboración de su pensamiento filosófico. Como él, Heráclito, Lao- Tse, Wittgenstein…,  también son pensadores con tradición de cabaña en su biografía.

Y es que muchas personas necesitan intimidad creativa, momentos de completa concentración para un avance de calidad del desempeño de sus objetivos: programadores, científicos, managers. En mayor o menor medida, la mayoría de los empleos necesitan momentos de concentración, ya sea para finalizar un informe, pensar un plan, elaborar, corregir, escribir. Sin embargo, hay un gran enemigo del que se protegían Mahler o Heiddegger: las interrupciones en el trabajo.

¿Qué voy a leer en este artículo?

• Tipos de interrupciones en el trabajo
• Intrusiones
• Distracciones
• Pausas
• Sorpresas
• Multitareas

Intrusiones, pausas, distracciones… ¿A qué tipo de interrupciones nos enfrentamos en el trabajo?

Las interrupciones frecuentes y las transiciones de una tarea a otra son una realidad en las organizaciones contemporáneas. Forman parte, nos guste o no, de la vida organizativa. Según el estudio “Interrupciones y transiciones de tareas: comprensión de sus características, procesos y consecuencias”, de S. Leroy, A. Schmidt y N. Madiar, los trabajadores en IT son interrumpidos entre cada 3 y 11 minutos.

Estas interrupciones que, por un lado, pueden tener un lado positivo, ya que se atiende una nueva necesidad que debe ser considerada, genera, no obstante, un deterioro de la calidad del trabajo principal, ya que suponen una menor atención y una falta de bienestar en el interrumpido. Las organizaciones deberían reflexionar y entender las implicaciones positivas y negativas de las interrupciones.

“Las interrupciones pueden suponer un deterioro de la calidad del trabajo principal, ya que suponen una menor atención y una falta de bienestar en el interrumpido.”

Leroy y sus colegas nos presentan en su estudio, después de examinar 400 trabajos en los últimos 15 años, cinco tipos de interrupciones que deberíamos tener en cuenta y que revisamos a continuación. Estos tipos de interrupciones son:

Las intrusiones

Todos hemos vivido un momento en el que estábamos concentrados en una tarea y alguien nos interrumpe, y pensamos pora nuestros adentros, “ahora no por favor”. Según Leroy y sus colegas, este tipo de interrupciones son las intrusiones, que se pueden definir como las interrupciones que se experimentan cuando uno se ve obligado a dejar una tarea con la que se había comprometido. Son interrupciones impuestas por otro.

Un ejemplo claro es el correo electrónico, ya que su lectura nos “invita” a dejar lo que estamos haciendo para realizar una nueva tarea. Algunos expertos afirman que 1 de cada 3 correos requiere acción inmediata.

Ya sean presenciales o virtuales, las intrusiones amenazan con un recurso que todos valoramos mucho: el tiempo. Y relacionamos tal intrusión, o a la persona que ha provocado la intrusión como un malestar, ya que reduce nuestro tiempo para finalizar la tarea inicial, aumentando la sensación de hambre de tiempo, y con ella una sensación extra de presión, fatiga, y estrés.

“Las intrusiones amenazan con un recurso que todos valoramos mucho: el tiempo.”

En general, las evidencias empíricas nos revelan que las intrusiones reducen la productividad, la calidad de la tarea principal, así como aumento la tasa de error en las tareas realizadas. A su vez, no todas las intrusiones tienen el mismo peso, es necesario pensar cómo de lejos queda la finalización de la tarea inicial, el estado mental o físico en el que se encuentre el interrumpido, así como la frecuencia de intrusiones previas.

Interrupciones en el trabajo: las distracciones

Un segundo tipo de interrupciones son las distracciones. En este caso entendemos las distracciones como una atención desviada (intencional o no, consciente o no) que nos aleja de la tarea principal. A veces es provocado por estímulos externos (voces o ruidos), mientras que otras veces por estímulos internos (pensamientos y emociones).

Para ser más específicos, Leroy y sus colegas distinguen dos tipos de distracciones: las tentaciones y las interferencias. Las tentaciones son definidas como la apertura personal a otras atenciones no principales. Un ejemplo podría ser mirar el WhatsApp o bien la necesidad de tomar un nuevo café cuando hace poco que hemos tomado uno. En resumen, las tentaciones son distracciones que emergen como apetecibles.

Por otro lado, las interferencias puede ser aquellos estímulos internos o externos (ruido o pensamiento) no necesariamente apetecibles pero que nos alejan de la tarea inicial, representando, según las palabras de los autores, una falla en nuestro sistema de control de la atención.

Las distracciones, por lo general, también están relacionadas con aumento de estrés, una reducción de satisfacción laboral, y una disminución de nuestra percepción de productividad, y bienestar psicológico. Haciendo el símil en la carretera, muchos de los accidentes son por distracciones, ya sea debido a la alerta de un mensaje en el móvil, o la vista en un lugar que no sea el carril. En el mundo organizativo, las distracciones también parecen tener sus implicaciones negativas.

Las pausas

Un tercer tipo de interrupciones son las pausas. A veces son voluntarias, otras veces involuntarias, algunas son estructuradas (pausa para comer) y otras desestructuradas. Algunas son cortísimas (micro-descansos) y otras largas (vacaciones de verano). Sea como sea las pausas son una oportunidad para recuperar energía y mantener los recursos necesarios para seguir adelante.

El punto de partida siempre es que la energía es limitada y la pausa facilita la recuperación de tal energía. En general, esta forma de interrupción, a diferencia de las intrusiones y distracciones, está relacionada positivamente con la mayoría de los indicadores: reducción de agotamiento, aumento de satisfacción y aumento de vitalidad.

Las interrupciones como sorpresas  invitan a la autorreflexión y a un pequeño o gran impulso crítico sobre lo que estábamos realizando

Multitareas

Finalmente, los autores proponen una quinta forma de interrupción: la multitarea. En las anteriores definiciones se ha presupuesto que trabajamos de manera secuencial, primero hacemos una cosa, después otra. Según los autores, las demandas de trabajo múltiple conducen a comportamientos multitareas (multitasking) donde siempre estamos realizando más de una tarea a la vez.

Un ejemplo claro es ir a una reunión de trabajo y contestar correos electrónicos de otro proyecto, o bien estar en clase, haciendo el trabajo de otra asignatura, mientras escuchamos de fondo más o menos al profesor. También podría ser el caso de mirar una serie de televisión en casa, y contestar a los amigos. Realizamos multitasking constantemente, provocando en el fondo que todas las tareas se interrumpen unas a las otras.

Sin embargo, este comportamiento genera desafíos muy importantes. Entre las implicaciones del multitasking está el estrés, los errores y la confusión. Entre estudiantes en el aula que realizaban multitasking se ha comprobado que tenían menos memoria, aprendían menos, y tenían un desempeño menor. La parte positiva de la multitarea también es muy reconocible, ya que cuando la persona es capaz de llevarla a cabo sin estrés, genera productividad y mayor eficiencia en los tiempos de gestión.

Cómo pueden las organizaciones y los empleados gestionar las interrupciones en el trabajo

Ante esta nueva realidad, tal y como indicaban los autores, no hay una fórmula mágica para evitar la cara B de las interrupciones y solo aprovechar la cara A, pero quizás sí, alguna guía.

Para las organizaciones:

• Generar espacios mensuales, semanales o diarios de no interrupción en sus equipos, si la posición lo requiere. Los programadores necesitan obviamente reunirse, interactuar, pero, a la vez, requieren de momentos puros de programación. Las organizaciones deberían facilitar estos momentos de intimidad creativa, que son extensibles a muchas profesiones.
• Incentivar a leer los correos electrónicos por bloques. Algunas iniciativas invitan a leer los correos electrónicos tres veces al día (a las 9, a las 12, y a las 17). Siempre entra el debate el tema de la urgencia, pero quizás se deben establecer canales por donde entre la urgencia y evitar vivir y trabajar como si la urgencia pudiera entrar constantemente a través de cualquier correo electrónico.
• Realizar un estudio sobre las implicaciones positivas y negativas de las intrusiones en el lugar de trabajo. ¿Cuándo suceden y cada cuánto tiempo? ¿En qué departamentos? ¿Quién los genera? ¿qué solucionan? ¿qué dificultan?

Para las personas:

• Reflexionar sobre el nivel de intrusión en otros y en uno mismo. ¿Puede esperar mi pregunta al otro? ¿Cómo me afecta a mí la intrusión de los otros? ¿Puedo hacer algo para evistarla?
• Repensar una estrategia para posibles fuentes de distracción. ¿Tengo el teléfono a la vista? ¿es necesario? ¿tengo alguna estrategia para evitar distracciones externas?
• Aprovechar las pausas beneficiosas, y evitar caer en aquellas que nos evitan seguir el flujo de un buen trabajo. A menudo cuando escribimos, programamos o componemos una obra, en definitiva, cuando estamos ante un papel en blanco, hay cierta tendencia a buscar vías de escape para evitar la exigencia que nos pide la tarea. Sin embargo, en estos momentos, parece que lo más sensato es lo insensato, seguir con la tarea con la que nos comprometimos.

Si necesitas profundizar más en estos aspectos, en este artículo hablamos de cómo sacar el máximo rendimiento a las horas. El caso es que existen diferentes formas de interrupciones en el trabajo y que todas tienen el potencial de perjudicar nuestra productividad. Si conocemos los distintos tipos de interrupciones a las que nos enfrentamos y aplicamos algunas de las mejores prácticas, podemos aprender a gestionarlas de forma más eficaz e incluso aprovecharnos de sus beneficios.

Fuentes:

• Leroy, S., Schmidt, A. M., & Madjar, N. (2020). Interruptions and task transitions: Understanding their characteristics, processes, and consequences. Academy of Management Annals, 14(2), 661-694.
• Hembrooke, H., & Gay, G. (2003). The laptop and the lecture: The effects of multitasking in learning environments. Journal of computing in higher education, 15, 46-64.
• Junco, R. (2012). In-class multitasking and academic performance. Computers in Human Behavior, 28(6), 2236-2243.
• Sana, F., Weston, T., & Cepeda, N. J. (2013). Laptop multitasking hinders classroom learning for both users and nearby peers. Computers & Education, 62, 24-31.
• https://people.acciona.com/es/desarrollo-profesional/gestion-estres-laboral